Strona Kancelarii » Umowa o zachowaniu poufności – czym jest i kiedy ją stosujemy

Umowa o zachowaniu poufności, czyli tzw. „NDA” (z angielskiego Non-Disclosure Agreement) to stosowana w relacjach gospodarczych umowa, której głównym celem jest zabezpieczenie prawne informacji ujawnionych w toku współpracy stron. W skrócie chodzi o to, aby ustalić, że uzyskanych informacji nie można udostępniać dalej.

Umowa o zachowaniu poufności jest umową nienazwaną na gruncie kodeksu cywilnego oraz innych ustaw, a więc jej kształt i poszczególne postanowienia stanowią wyraz swobodnych ustaleń stron, przy zachowaniu ustawowych granic tej swobody. W praktyce występuje wiele wzorów i stosowanych mechanizmów ochrony informacji, ale wszystkie zawierają ten sam schemat:

1. zdefiniowanie co strony rozumieją jako informację poufną,

2. wskazanie kto może z tych informacji korzystać,

3. określenie konsekwencji naruszenia zobowiązania do poufności.

W zależności od rodzaju relacji pomiędzy stronami, w obrocie występują umowy o zachowaniu poufności jednostronnie zobowiązujące – czyli wtedy, gdy to jedna strona udostępnia swoje dane drugiej stronie w celu realizacji współpracy, oraz umowy dwustronnie zobowiązujące – gdy obie strony dzielą się ze sobą informacjami o charakterze poufnym.

Kiedy jest właściwy moment na podpisanie NDA?

Dobrą praktyką jest podpisanie NDA jeszcze przed zawarciem formalnej umowy regulującej szczegóły współpracy stron. Już sam etap negocjowania umowy oraz wdrażania kontrahenta w specyfikę funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz planowanych do realizacji projektów, może generować potrzebę ujawnienia informacji o charakterze poufnym.

Czym są informacje poufne?

To, w jaki sposób zdefiniujemy pojęcie informacji poufnych zależy w dużej mierze od tego, jakiego rodzaju działalność prowadzi podmiot ujawniający dane i w jakim obszarze ma być realizowana współpraca stron.

Najczęstszy katalog informacji poufnych obejmuje informacje handlowe, finansowe, techniczne, operacyjne, dane dotyczące praw własności intelektualnej, know-how, bazę klientów i kontrahentów, informacje o planowanych inwestycjach itd.

Niekiedy pojawiają się pytania – czy do uznania, że mamy do czynienia z informacją poufną, potrzeba jest oznaczania teczek, korespondencji, wysyłanych e-maili – klauzulą „tajne”, „poufne”? Odpowiedź brzmi: „to zależy” – w tym akurat przypadku od woli stron i tego jak ta kwestia zostanie uregulowana z poziomu postanowień umownych. Stronie ujawniającej powinno zależeć na tym, aby zakres informacji poufnych był możliwie szeroki, ale jednocześnie dostatecznie precyzyjnych i nie ograniczony formą ich wyartykułowania albo oznaczenia. Z kolei druga strona, jako otrzymująca informacje powinna być zainteresowana możliwie konkretnym wskazaniem – co druga strona rozumie jako informacje poufne.

Komu można ujawniać informacje poufne?

NDA ma nie tylko chronić ujawniającego przed nieograniczonym udostępnianiem jego informacji poufnych, ale także porządkować organizacyjnie współpracę stron w zakresie obrotu tymi informacjami. Ostatecznie, celem stron jest zgodna i skuteczna współpraca, a ta może wymagać ujawnienia informacji wspólnikom, członkom zarządu, pracownikom, współpracownikom, sieci podwykonawców, audytorom itp.

Umowa o zachowaniu poufności powinna więc przewidywać sytuacje, w których ujawnienie informacji osobom trzecim nie będzie odbierane jako naruszenie. Często spotykane jest przy tym stosowanie w umowach wymogu wyrażenia zgody strony ujawniającej na każdorazowe udostępnienie informacji innym podmiotom lub określenie z góry listy podmiotów, które będą miały dostęp do takich informacji.

Odpowiedzialność za naruszenia

Aby zobowiązanie do nieujawnienia informacji poufnych miało realny wymiar, a NDA spełniał swoje cele, wskazanym jest określenie konsekwencji naruszeń poufności.

Strony, w zależności od potrzeb i charakteru współpracy mogą ustanowić np. karę umowną za naruszenie, która ułatwi dochodzenie ewentualnych roszczeń lub pozostawić odpowiedzialność strony naruszającej na zasadach ogólnych, a więc jako zobowiązanie do naprawienia szkody powstałej w wyniku niezgodnego ujawnienia informacji.

W tym miejscu warto wskazać, że naruszenie zobowiązania do nieujawnienia informacji poufnych, które spełniać będą definicję tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, może w określonych sytuacjach zostać uznane za czyn nieuczciwej konkurencji, a w wyjątkowych przypadkach prowadzić do odpowiedzialności karnej.

Podsumowanie

Stosowanie NDA nie powinno być jedynie kolejnym dokumentem przygotowanym do podpisu przy okazji nawiązywania relacji z kontrahentem. Dobrze skrojony zakres informacji poufnych, poprawnie określone zasady przekazywania danych oraz szeroki katalog uprawnień na wypadek naruszenia poufności stanowi realne zabezpieczenie interesu przedsiębiorstwa. Warto więc, aby treść NDA była opracowana albo przynajmniej skonsultowana z radcą prawnym, aby chronić interes firmy.

Jeśli szukasz wsparcia prawnego w tej kwestii, prosimy o kontakt:

Radca Prawny - Michał Kubiak

e-mail: biuro@kancelariakubiak.pl lub

telefon/Whatsapp +48724293339

724 293 339

▬ lokalizacja ▬

▬ kontakt ▬

▬ dane ▬